Saiba como funciona a CTPS digital neste artigo, e entenda como essa mudança afeta o trabalho dos contadores!
Você já ouviu falar dos números da CTPS? Esta é uma versão eletrônica do seu cartão de trabalho e previdência social.
É um aplicativo moderno e flexível que qualquer pessoa pode baixar e instalar rapidamente em seu smartphone no Google Play (para Android) ou na Apple Store (para iOS).
Por se tratar de um desenvolvimento novo com muitas implicações no dia a dia dos contabilistas empresariais e dos seus colaboradores, falámos com um especialista.
Atualmente, uma docente do Departamento de Recursos Humanos participa também do curso de formação “Direito do Trabalho” e “Normas Práticas de Aplicação do Direito”.
Mas para ter uma compreensão objetiva de como funciona esse processo digital, continue sua leitura!
O que acontece com as empresas com CTPS digital
A explicação é que as empresas não precisam mais exigir a CTPS física no cadastramento dos funcionários, apenas o CPF.
Porque, quando um empregador contrata um novo funcionário, deve informá-lo de que não são mais necessários documentos em papel.
Portanto, a empresa fará o cadastro e o funcionário poderá atestar a conduta em até 48 horas.
Além disso, as organizações comunicam as informações ao eSocial um dia antes do início do trabalho dos funcionários.
No entanto, esses dados podem demorar mais para serem atualizados.
Como as empresas devem preparar-se para usa-lo ?
De modo geral, os funcionários costumam trazer cartões físicos para retirar os ingressos.
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Porém, desde a entrada em vigor da Portaria SEPRT nº 1.065/2019, os cartões físicos podem ser substituídos por cartões digitais.
Portanto, as organizações devem garantir que os departamentos de RH estejam bem treinados e instruídos para ajudar os funcionários a acessar a CTPS digital.
Faça com que eles se sintam tranquilos em relação à modernidade, além de explicar como encontrar dados e resolver preocupações.
É importante ressaltar também que as organizações devem estar preparadas para se submeterem ao eSocial.
As notas digitais da CTPS não incluídas no cadastro inicial (como alterações salariais ou alterações de horário) deverão ser enviadas ao sistema até o dia 15 do mês seguinte.
Os entrevistados explicaram que após 15 dias os funcionários teriam acesso às informações.
Ele disse ainda que a entrega oportuna de informações e o foco na qualidade dos dados são cruciais para a empresa.
É fundamental garantir que os colaboradores saibam como acessar suas informações quando necessário.
Não basta que os departamentos de RH saibam como operar o sistema de folha de pagamento, se os profissionais não compreenderem o que devem fazer para proteger os direitos laborais dos trabalhadores.
Portanto, é importante capacitá-los em sociedade eletrônica e legislação trabalhista e previdenciária.
Saiba que existem diversas instituições bem preparadas para atualizar e disseminar o conhecimento mais recente sobre o assunto aos seus alunos.
Quais são as vantagens e desvantagens deste documento
Têm impactos positivos e negativos no trabalho diário da organização.
Segundo o especialista, o principal benefício é a simplificação do dia a dia da empresa, já que não há mais a necessidade de guardar carteiras profissionais para fazer anotações.
Além disso, quando os dados forem transferidos via eSocial, essas informações aparecerão automaticamente na CTPS.
Este portfólio digital existe desde 2017, com informações disponibilizadas pelo Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).
Porém, isso pode resultar em uma grande quantidade de informações inconsistentes com o documento físico, o que se torna uma desvantagem desta tecnologia.
Esta lacuna de informação pode causar divergências, quando um funcionário solicita benefícios da Segurança Social ou mesmo se aposenta.
Para ultrapassar este problema, recomendamos que os trabalhadores informem o seu empregador caso existam problemas com uma relação de trabalho que mantêm ao longo de muitos anos.
Atualmente, empregados ou empregadores não precisam se deslocar até a Secretaria do Trabalho para fazer correções na CTPS.
Uma visita dos trabalhadores à sessão de perguntas e respostas (ponto 16) do portal da Secretaria do Trabalho e Segurança Social será suficiente para esclarecer as suas preocupações.
Segundo o especialista, essa tecnologia ainda está em fase de adaptação para todos.
Então demora um pouco para o governo corrigir a mensagem, e isso acontece gradativamente.
O que as empresas podem fazer com a CTPS física
Embora a versão digital já contenha dados de vínculos empregatícios anteriores, o professor disse que é melhor guardar o arquivo físico.
Isso ocorre porque os governos podem exigir que a CTPS física comprove certas conexões entre dados ou esclareça discrepâncias.
Principalmente porque podem ter ocorrido erros quando o Ministério do Trabalho compilou os dados ou os incluiu no CNIS.
Mas com a integração da tecnologia, a CTPS retroalimentará as informações do eSocial em tempo real, para evitar que a falha aconteça novamente.
Como funciona a CTPS digital e como educar os funcionários
Os clientes observaram que os contadores estão acostumados a fornecer orientações sobre a CTPS física e sua documentação, mas poderiam comunicar a tecnologia de forma mais eficaz.
Uma forma de conseguir isso é produzir uma cartilha contendo as orientações necessárias e disponibilizá-la a todos os profissionais.
“Até que todos se acostumem com a novidade, vão surgir muitas dúvidas, mas é importante divulgar esse material para que as pessoas fiquem informadas”, explicou o especialista.
Ele também disse que os contadores devem prestar atenção especial para garantir que as diretrizes sejam eficazes e claras para os clientes.
Afinal, eles também precisam notificar adequadamente os funcionários.
O que o fim do eSocial tem a ver com a CTPS Digital?
Você já deve ter ouvido falar das mudanças no eSocial, que foram aprovadas pelo governo e consagradas na Seção 16 da Lei de Liberdade Econômica.
Afinal, existem muitos campos no sistema e os dados são mais repetitivos, mas sua composição não é muito complicada.
Enfim, acreditamos que através dessas informações deixamos claro como funciona a CTPS Digital .
